TELEPATI TELEKOM DERGİSİ ŞUBAT 2007

Fatma AĞAÇ
KOSGEB'de verimlilik dönemi

  KOSGEB, VERİSİS A.Ş.'nin "Komple Ünün Ailesinden doküman yönetimi çözümü KOMPLE.doc ile tüm dokümanlarının takibini, arşiv ve erişimini düzenleyerek, iş süreçlerinde verimlilik ve zaman tasarrufu sağlıyor.
• Sanayi ve Ticaret Bakanlığı, Küçük ve Orta Ölçekli Sanayi Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı (KOSGEB), küçük ve orta ölçekli sanayi işletmelerinin teknolojik yeniliklere süratle uyumlarını sağlamak, rekabet güçlerini yükseltmek, ekonomiye katkılarını ve etkinliklerini artırmak amacıyla VERİSİS A.Ş. ile iş ortaklığına gitti.
KOSGEB, doküman yönetimi olarak VERİSİS A.Ş.'nin Kurumsal Evrak ve İş Yönetim Sistemi KOMPLE.doc'u kullanıyor. "İşyeri elinizin altında" sloganıyla hizmet veren KOMPLE.doc, kurum ve kuruluşlara gelen ve giden tüm dokümanların takip, arşiv ve arama işlemleri ile bu dokümanlarda gereksinime bağlı tanımlanmış iş akışlarının başlatılıp takip edilebildiği, kurumsal doküman yönetimi için entegre bir çözüm sunuyor.
KOMPLE.doc bütünleşik çözümü, sadece KOSGEB'in Ankara'daki Baş kanlık birimlerindeki 60 kişinin kullanımıyla sınırlıydı.
Ancak, son gelişmeler çerçevesinde bu rakam 500 kişiye çıkarıldı. Çözümün, KOSGEB merkezlerinde ve Türkiye genelinde kullanılması planlanıyor.

VERİSİS A.Ş. Müşteri İlişkileri Koordinatörü Barış Yapıcı, KOMPLE.doc'ûn kamu kesiminde kullanılabilecek en kapsamlı Doküman Yönetim Sistemi uygulamalarından olduğunun altını çiziyor.
VERİSİS Av.Ş. Müşteri İlişkileri
Koordinatörü Barış Yapıcı, KOMPLE, doc'un Kamu kesiminde kullanılabilecek en kapsamlı Doküman Yönetim Sistemi uygulamalarından biri olduğunun altını çizdi. Yapıcı, kamuda e-imza ile bütünleşik olmuş ilk yazılımlardan olan KOMPLE.doc sayesinde KOSGEB'in elektronik imza ile çalışmaya başlamasının söz konusu olduğunu belirtti. Yapıcı, ayrıca, bu sürecin başlamasıyla beraber tüm Türkiye'de çalışan KOSGEB personelinin evraklarını elektronik ortamda takip edebileceğini kaydetti.
KOMPLE.doc'un sağladığı faydalar
Herhangi bir teknolojik platform üzerinde çalışabilme özelliği, kurumun mevcut yapısıyla bütünleşik çalışma, kolay ve standart kullanıcı ara yüzü, tamamen gereksinimlerine göre ayarlanabilen esnek yapısı ile KOMPLE.doc, dağıtık organizasyon desteği verirken, söz konusu kurumun gereksinimine uygun dinamik "süreç kontrolü" sağlıyor. Süreç kontrolünde kurum organizasyon hiyerarşisi ile tam uyum, ofis araçları ile bütünleşik çalışma, tam metin arama (Full Text Search) hizmetlerinin yanısıra, evrak, insan kaynakları, adres ve görev takip ile kurum içerisinde bilginin oluştuğu önemli süreçlerin tam kontrolü ve izlenebilirliliği sağlanıyor.
Modül içi kayıtlar ile diğer modüllerdeki kayıtlar arasında ilişki kurabilme ve takip edebilme olanağı da sunan KOMPLE.doc, aynı zamanda her modülde gereksinime uygun etkin erişim kontrolü yapıyor ve faks ile bütünleşme sağlıyor.
Kamu kesiminde kullanılabilecek en kapsamlı Doküman Yönetim Sistemi uygulamalarından biri olan KOMPLE.doc'un KOSGEB'e sağladığı diğer faydalar da şöyle sıralanıyor:

KOSGEB'e gelen/giden hiçbir evrak kaybolmayacak. Faks otomasyonu sayesinde gelen giden fakslar elektronik ortamda takip edilecek.
KOSGEB'in projenin başlangıç tarihinden itibaren tüm evrakları arşivlenecek.
Arşive gönderilen dokümanlar Başbakanlık Genelgesi'ne göre dosyalanacak.
İzin talepleri elektronik ortamda yapılacak.
Evrak üzerinde yapılan tüm işlemler elektronik ortamda takip edilecek.
Evraklar yetki dahilinde takip edilecek.
"Full Text Search" özelliği ile evraklar hızlı bir şekilde aranabilecek.

  Kurumsal Evrak ve İş Yönetim Sistemi - KOMPLE.doc nedir?
Kurumsal Evrak ve İş Yönetim Sistemi - KOMPLE.doc; Kurum/Kuruluş'lara gelen ve giden tüm dokümanların takip ve arama işlemleri ile bu dokümanlarda gereksinime bağlı tanımlanmış iş akışlarının başlatılıp,K0MPLE takip edilebildiği, elektronik imza ile bütünleşik bir kurumsal doküman yönetim sistemi çözümü. KOMPLE.doc; 6 Bütünleşik Modülden oluşurken, İnsan Kaynakları, Adres Defteri, Telefon Mesaj Takip, Görev Takip, Evrak Takip ve Döviz Takip bölümlerinden oluşuyor. Ürünün özellikleri şöyle:
İnsan Kaynakları Modülü: KOMPLE.doc ürün ailesinde, organizasyon yapısı ve personelin tanımlandığı, personel özlük bilgilerinin tutulduğu ve işe başvuruş aşamasından işten ayrılışa dek tüm personel işlemlerinin yapıldığı modüldür. İnsan Kaynakları modülünde personelin eğitim, seyahat ve izinleri planlanır ve bunlarla ilgili iş süreçleri gerçekleştirilir.
KfMPLE.doc
Adres Defteri: Kurumsal adres defterinin elektronik ortamda yaşatılmasını sağlayan Adres Defteri, KOMPLE.doc ürün ailesinde, kurumla ilgili tüm kişi ve firmaların tanımlandığı, kişifirma ilişkilerinin kurulduğu, revizyon denetimli tedarikçi listelerinin oluşturulduğu modüldür. Bu modül ile kurumun tümü için ortak adres veritabanı yaratıldığı gibi, personelin kendine özgü adres defteri de oluşturulabilir.

  Telefon Mesaj Takip Modülü: Kuruma ve kurumda çalışan personele gelen telefon çağrılarına ilişkin mesajlar Telefon Mesaj Takip modülü ile kaydedilir ve kurumun gereksinimlerine göre sınıflandırılarak raporlanır.
Görev Takip Modülü: Kurum çalışanlarının yapmakla sorumlu oldukları görevler, bu görevlerin hangi belgelerle başlatıldığı, ne kadar sürede tamamlanacakları, görevin ne aşamada olduğu ve ne kadarının tamamlandığı, KOMPLE.doc ürün ailesinin Görev Takip modülü ile izlenir. Modül ile görevin gerektirdiği uyarı disiplini kurulur ve görev sırasında oluşan belgeler izlenir.
Evrak Takip Modülü: KOMPLE.doc ürün ailesinde, kurumdaki belgelerin yaratıldığı ve üzerinde değişiklik, onaylama, yönlendirme, dağıtım, arşivlerine gibi tüm işlemlerin gerçekleştirildiği modüldür. Evrak Takip ile belgeler üzerindeki işlemler ayrıntıları ile izlenir, belge gereği yerine getirilecek işler için görev atamaları yapılır, gereken iş akışı başlatılır ve takip edilir.
Kur Takip Modülü: KOMPLE.doc ürün ailesinde, para cinslerinin tanımlandığı ve döviz kurlarının güncel olarak tutulduğu modüldür. Kur Takip modülü, döviz alış yerlerinin tanımlanmasına olanak verir, kur değişiminin güncel olarak izlenebilmesini sağlar.