PARTNER DERGİSİ 2006 KASIM/ARALIK
KOSGEB'te KOMPLE.doc ile doküman ve iş akışı çözümüKOSGEB, IBM Çözüm Ortağı Verisis'in "Komple Ürün Ailesi"nden doküman yönetimi çözümü KOMPLE.doc sayesinde, tüm dokümanlarının takibini, arşiv ve erişimini düzenleyerek, iş süreçlerinde verimlilik ve zaman tasarrufu sağlıyor.
T.C. Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Küçük ve Orta Ölçekli Sanayi Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı (KOSGEB), küçük ve orta ölçekli sanayi işletmelerinin teknolojik yeniliklere süratle uyumlarını sağlamak, rekabet güçlerini yükseltmek, ekonomiye katkılarını ve etkinliklerini artırmak amacıyla IBM Çözüm Ortağı Verisis ile iş ortaklığına yöneldi.
"İŞYERİ ELİNİZİN ALTINDA"
KOSGEB, doküman yönetimi olarak IBM Çözüm Ortağı Verisis'in Kurumsal Evrak ve İş Yönetim Sistemi KOMPLE.doc'u kullanıyor.
"İşyeri
elinizin altında" sloganıyla hizmet veren KOMPLE.doc, kurum ve
kuruluşlara gelen ve giden tüm dokümanların takip, arşiv ve arama
işlemleri ile bu dokümanlarda gereksinime bağlı tanımlanmış iş
akışlarının başlatılıp takip edilebildiği, kurumsal doküman yönetimi
için entegre bir çözüm sunuyor.
KOMPLE.doc entegre çözümü, sadece KOSGEB'in Ankara'daki Başkanlık
birimlerindeki 60 kişinin kullanımıyla sınırlıydı. Ancak, son
gelişmeler ışığında bu rakam 500 kişiye çıkarıldı ve tüm KOSGEB
merkezlerinde ve Türkiye genelinde kullanılmaya başlanmasına karar
verildi.
KAMU KESİMİNDEKİ EN KAPSAMLI LOTUS DOMİNO UYGULAMASI
KOMPLE.DOC uygulamasının öne çıkan özellikleri arasında kamu kesiminde
bu seviyede kullanılacak ilk Lotus Domino uygulaması olması yer alıyor.
Kamuda e-imza ile entegre olmuş ilk yazılımlardan olan KOMPLE.doc
sayesinde KOSGEB'in elektronik imza ile de entegre çalışmaya başlaması
söz konusu. Ayrıca, bu sürecin başlamasıyla beraber tüm Türkiye'de
çalışan KOSGEB personeli evraklarını elektronik ortamda takip
edebilecek.
KOMPLE.DOC İLE GELEN FAYDALAR
KOSGEB açısından IBM Çözüm Ortağı Verisis ile gerçekleştirdiği bu iş ortaklığının yararları şöyle sıralanabilir:
• KOSGEB'e gelen/giden hiçbir evrak kaybolmayacak. Faks otomasyonu
sayesinde gelen giden fakslar elektronik ortamda takip edilecek.
• KOSGEB'in projenin başlangıç tarihinden itibaren tüm evrakları arşivlenecek.
• Arşive gönderilen dokümanlar Başbakanlık Genelgesi'ne göre dosyalanacak.
• İzin talepleri elektronik ortamda yapılacak.
İşyeri elinizin altında"
• Evrak üzerinde yapılan tüm işlemler elektronik ortamda takip edilecek.
• Evraklar yetki dahilinde takip edilecek.
• Full Text Search ile evraklar aranabilecek.
Herhangi bir teknolojik platform üzerinde çalışabilme özelliği, kurumun
mevcut yapısıyla bütünleşik çalışma, kolay ve standart kullanıcı ara
yüzü, tamamen gereksinimlerine göre ayarlanabilen esnek parametrik
yapısı ile KOMPLE.doc, Dağıtık Organizasyon desteği verirken, söz
konusu kurumun gereksinimine uygun dinamik "süreç kontrolü" sağlıyor.
Süreç kontrolünde kurum organizasyon hiyerarşisi ile tam uyum, ofis
araçları ile bütünleşik çalışma, tam metin arama (Full Text Search)
hizmetlerinin yanı sıra evrak, insan kaynakları, adres ve görev takip
ile kurum içerisinde bilginin oluştuğu önemli süreçlerin tam kontrolü
ve izlenebilirliliği sağlanıyor.
Modül içi kayıtlar ile diğer modüllerdeki kayıtlar arasında ilişki
kurabilme ve takip edebilme olanağı sunan KOMPLE.doc, aynı zamanda her
modülde gereksinime uygun etkin erişim kontrolü, faks entegrasyonu
(ExtraFaks Faks Sunucusu ile), gereksinime uygun yaratılmış olan tüm
süreçlerde miyad kontrolü ve kolay yönetim de sağlıyor.
BARİŞ YAPICI
MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ KOORDİNATÖRÜ - VERİSİS
KOMPLE.DOC İLE 6 BÜTÜNLEŞİK MODÜL
Verisis Veri ve İletişim Sistemleri'nin "Komple Ürün Ailesi" hizmetleri
arasında yer alan KOMPLE.doc, 6 Bütünleşik Modülden oluşuyor: İnsan
Kaynakları, Adres Defteri, Telefon-Mesaj Takip, Görev Takip, Evrak
Takip, Döviz Takip.
İNSAN KAYNAKLARI MODÜLÜ
KOMPLE.doc Ürün Ailesi'nde, organizasyon yapısı ve personelin
tanımlandığı, personel özlük bilgilerinin tutulduğu ve işe başvuru
aşamasından işten ayrılışa dek tüm personel işlemlerinin yapıldığı
modüldür. İnsan Kaynakları modülünde personelin eğitim, seyahat ve
izinleri planlanır ve bunlarla ilgili iş süreçleri gerçekleştiriliyor.
ADRES DEFTERİ
Kurumsal adres defterinin elektronik ortamda yaşatılmasını sağlayan
Adres Defteri, KOMPLE.doc Ürün Ailesi'nde, kurumla ilgili tüm kişi ve
firmaların tanımlandığı, kişi-firma ilişkilerinin kurulduğu, revizyon
denetimli tedarikçi listelerinin oluşturulduğu modüldür. Bu modül ile
kurumun tümü için ortak adres veritabanı yaratıldığı gibi, personelin
kendine özgü adres defteri de oluşturulabiliyor.
TELEFON MESAJ TAKİP MODÜLÜ
Kuruma ve kurumda çalışan personele gelen telefon çağrılarına ilişkin
mesajlar Telefon Mesaj Takip modülü ile kaydediliyor ve kurumun
gereksinimlerine göre sınıflandırılarak raporlanıyor.
GÖREV TAKİP MODÜLÜ
Kurum çalışanlarının yapmakla sorumlu oldukları görevler, bu görevlerin hangi
belgelerle başlatıldığı, ne kadar sürede tamamlanacakları, görevin ne
aşamada olduğu ve ne kadarının tamamlandığı, KOMPLE.doc Ürün Ailesi'nin
Görev Takip Modülü ile izleniyor. Görev Takip Modülü ile görevin
gerektirdiği uyarı disiplini kuruluyor ve görev sırasında oluşan
belgeler izleniyor.
EVRAK TAKİP MODÜLÜ
KOMPLE.doc Ürün Ailesi'nde, kurumdaki belgelerin yaratıldığı ve
üzerinde değişiklik, onaylama, yönlendirme, dağıtım, arşivleme gibi tüm
işlemlerin gerçekleştirildiği modüldür. Evrak Takip ile belgeler
üzerindeki işlemler ayrıntıları ile izleniyor, belge gereği yerine
getirilecek işler için görev atamaları yapılıyor, gereken iş akışı
başlatılıyor ve takip ediliyor.
KUR TAKİP MODÜLÜ
Bu modül ise para cinslerinin tanımlandığı ve döviz kurlarının güncel
olarak tutulduğu modüldür. Kur Takip modülü, döviz alış yerlerinin
tanımlanmasına olanak veriyor, kur değişiminin güncel olarak
izlenebilmesini sağlıyor.
VERİSİS_
1988 yılında ODTÜ Elektrik Elektronik Bölümü'nden mezun beş mühendis
tarafından yazılım ve danışmanlık alanında faaliyet göstermek üzere
kurulan Verisis, 1991 yılında Türkiye'nin tasarımından üretimine kadar
tüm süreci ile ilk ve tek hardlock (yazılım koruma kilidi) üretimini
gerçekleştirdi.
Verisis, 1997 yılında IBM ile stratejik işbirliği kararı aldı ve
"Advanced Partner" unvanı ile süreç otomasyonun önemine inanarak
Lotus'un ürün ailesi üzerine yatırım yaptı. Bu yatırım kapsamında Lotus
Notes ile kurum ve kuruluşların tüm doküman ve süreç yönetimini
gerçekleştirecek KOMPLE Ürün Ailesi'ni paket çözüm olarak sundu. Sektör
içerisinde yer alan tüm firmalardan farklı olmayı ana hedef alan
Verisis, yazılım geliştirme ve proje konularında geniş deneyime sahip
güçlü yazılım kadrosu ile projeleri küçük büyük olarak ayırt etmeden
aynı kalite ve özenle, kendisine ait yazılım geliştirme metodolojisini
uygulayarak çözüm sunmaya devam ediyor. Yerel ve geniş ağ kurulumları,
ağ güvenliği, projelere özel donanım satış ve kurulum hizmetleri
yanında her türlü kurulu sistemin teknik destek ve danışmanlığı
hizmetlerini de veriyor.