Kağıtsız Ofis Çözümlerimiz

Doküman Yönetim ve Sayısal Arşiv Sistemi

Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır ancak pek çok kurum için arşiv kağıt evrakların yanında fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir Doküman Yönetim Sistemi (DYS) gerekmektedir.

Günümüzde özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir ortamda kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olmaktadır. İşte doküman yönetim sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, müşteri, ilgili gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman yönetim sistemleri bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.

Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanılır?

İşleri verimli kılmanın temelinde bilginin zamanında ve doğru kullanımı yatar. Bir kurumun en değerli bilgileriyse arşivinde bulunur. Fiziksel bir arşivde eğer kağıt belgeler ve diğer dokümanlar uygun bir şekilde organize edilmiş ve iyi tasarlanmış profil kartlarıyla saklanmışsa erişimde fazla güçlük yaşanmaz ancak eğer aynı analiz ve düzen bir elektronik doküman yönetim sistemiyle uygulanırsa tüm bu doküman üretme, saklama ve bulma işlemleri yüzlerce kat hızlanır. Bir doküman ki bu kağıt evraklar gibi elektronik dosyalar da olabilir, türlü işlemlere tabi olabilir. Tiplerine göre dilekçe, yazışma, bildiri gibi evraklar, çizim, mektup, kullanım kılavuzu, fotoğraf, faks, teknik çizim, sunum, katalog gibi çeşitlerde ele alınabilir.

Benim bir doküman yönetim sistemine ihtiyacım var mı?

Kurum ya da kuruluşunuzdaki herhangi bir üye bir diğerinin ürettiği dokümana kolayca ulaşabiliyor mu?
Eğer anında ulaşamıyorsa istediği dokümanı bulması ne kadar sürüyor?

Ekip üyelerinin doküman ihtiyacının sıklığı nedir?
Bir dizi belgeyi listeleyip sadece isimlerine bakarak içeriklerini tam olarak bilebilir misiniz?
Tüm dokümanlarınızın isimleri ile müşteriler açıkça anlaşılacak şekilde ilişkilendirilmiş durumda mı?
İçeriği kolayca tahmin edebiliyor musunuz?
Dokümanlarınız istisnasız ve kesintisiz bir şekilde etiketlenip saklanıyor mu?
Bilgisayar ağınızda ya da ofisinizin içinde dağılmış bulunan dokümanları kolayca toparlayıp sınıflandırabiliyor musunuz?
Tüm belgelere, fiziksel konumlarından, ilgili konu ve şekilden bağımsız olarak ve tek bir noktadan erişebiliyor musunuz?
Her bir sorumlu personelin ya da yöneticinin bulundu_u konum ya da rolden herhangi bir çeşit belgeyi (tablo, grafik veri, yazışma, resim, veritabanı bilgisi, web sayfası vb.) görmesini sağlayabiliyor musunuz?
Eğer elektronik belgeler ve bir yazılım kullanıyorsanız bir tablo görüntülemek için önce onu grafik biçimine mi dönüştürmeniz gerekiyor?
Tüm belgelerinize görüntüleme, değiştirme, not alabilme gibi yetkiler verebiliyor musunuz?
Elektronik olsun ya da olmasın sisteminizde her bir dokümana kurumda bulunduğu süre boyunca neler yapıldığına ilişkin bilgi saklanıyor mu?
Artık kullanılmayan belgeler sık sık erişilen belgeler gibi saklanmaya ve yer kaplamaya devam ediyor mu?
Hiç belgelerinizin kaybolduğu oldu mu?
Hiç aynı belge üzerinde birden fazla kişi çalıştığı için herşeyi baştan yapmak zorunda kaldınız mı?
Herhangi bir konuya ilişkin farklı bölümlere, kişilere, tarihlere ya da formata ait dokümanları aynı anda derlemeniz gerekti mi?
Peki ya ana bilgisayara erişimimiz koptuysa? Elinizdeki doküman ne olacak?
Üzerinde çalışmakta olduğunuz bir dokümanın ıslak imzalı haline anında ulaşmak isterseniz bunu yapabilir misiniz?
Üzerinde bir ekibin çalışmakta olduğu bir belgeniz var ve siz hanginizin elindekinin geçerli kopya olduğunu bilmiyorsunuz! Başınıza geldi mi?

Eğer bu soruların bir kısmına bile yanıt verirken zorlanıyorsanız doküman yönetim sistemine ihtiyacınız var demektir.

Servis Büro Hizmetleri

Kurum ve kuruluşunuzda DYS uygulaması yapıldıktan sonra üretilen dokümanlar zaten sayısal platformdadır. Ancak geçmişte hazırlanmış ve klasik yöntemlerle dosyalanarak kütüphanelerde ve depolarda saklanan dokümanlar kuruluşunuzun kurumsal hafızasını oluşturmaktadır ve son derece önemlidir. Bu tip evrakın yangın, sel, su baskını, çalınma vb. olumsuz durumlardan koruyabilmeniz için sayısallaştırılarak elektronik arşive aktarılması gerekmektedir.

Elektronik arşive aktarılmış sayısal dokümanlar, yukarıda bahsedilen Doküman Yönetim Sistemi'ne entegre edilerek, eski evraklarınız da çalışma ortamına kazandırılmış olur.

Evrak sayısallaştırma uzmanlık gerektiren bir konudur ve evrak tasnifinden optik harf tanımlamaya kadar geniş bir yelpazede bilgi birikimine sahip uzman personel tarafından yürütülmelidir. Yüksek performanslı özel tarayıcı ekipman ihtiyacı vardır. Bu tip yatırımlar bir defaya mahsus sayısallaştırma işlemleri için gereksizdir. Bu yüzden arşivlerinizin elektronik ortamlara aktarılabilmesi için servis büro hizmeti almanız daha doğru olacaktır.

Şirketimiz servis büro hizmetini tecrübeli personeli ve yüksek performanslı ekipmanla verebilmektedir. Bu sayede kuruluşunuz kağıt arşivlerini sorunsuz bir şekilde ve süratle sayısallaştırmış olacaktır.

Kurumsal Depolama Sistemleri

Sayısal arşiv çözümlerinin tamamlayıcısı olarak sayısal depolama sistemlerini (storage) algılamaktayız. Şirketimiz temsilcisi olduğu NetApp ürünleriyle depolama ve yedekleme gereksinimlerinizi çözerek, kağıtsız ofis anlamında gerekli tüm bileşenleri sağlayabilmektedir. Lütfen detaylı bilgi için ürün sayfalarını inceleyin.

Elektronik İmza

Elektronik İmza, Dijital İmza ya da Sayısal İmza olarak bilinen bu çözüm, kağıtsız ofis ortamına giden yolda tamamlanması gereken son etap olarak düşünülebilir. Depolama sistemlerinde biriktirdiğimiz sayısal evraklarımızı, doküman yönetim sistemleriyle işleyip, iş akış sistemleriyle takip edebiliriz. Ancak doküman imzalatılmak üzere yazıdan çıktı alındığı anda, kağıtsız ofis hayali, hayalde kalmaktadır.

15.1.2004 tarihinde kabul edilen ve 23.1.2005 tarihinde Resmi Gazete'de yayınlanarak yürürlüğe giren 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, gerekli teknolojilerin kullanılmasıyla, standartlara uygun olarak atılacak olan elektronik imzaların ıslak imza ile aynı hukuki sorumluluğu doğuracağını müjdelemiştir. İşte bu sayede kağıtsız ofis artık bir hayal olmaktan çıkmıştır.